Ledningens roll och ansvar för att motverka arbetslivskriminalitet i upphandling

För att effektivt motverka arbetslivskriminalitet i upphandling krävs att upphandlande organisationer tar ett helhetsgrepp via genomtänkta åtgärder och tydlighet på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå. Inköpsstyrningen behöver vara en integrerad del av ledningssystemet och det behöver finnas en ändamålsenlig ansvarsfördelning i inköpsprocessen.  

Det innebär i praktiken bland annat att besluta om relevanta mål och styrdokument, ta fram stödjande dokument, arbeta proaktivt med riskanalyser, ställa tydliga krav i upphandlingar och säkerställa systematisk uppföljning och kontroll av leverantörer liksom avtalskrav. Genom att kombinera förebyggande insatser med effektiva åtgärder vid misstänkta avvikelser kan organisationen minimera risken för oseriösa aktörer och motverka arbetslivskriminalitet.  

Avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet

Dokumentation av genomförda kontroller i avsnittet Utgångspunkter för uppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet

Ett integrerat samarbete mellan inköpsavdelningen och övriga delar av verksamheten för att effektivt motverka arbetslivskriminalitet är viktigt. Genom att tydligt definiera och förstå ansvarsfördelningen kan organisationen skapa en robust strategi för att identifiera, förebygga och hantera oegentligheter hos leverantörer. Detta gäller såväl i linjeorganisationen som i det specifika upphandlingsprojektet. Det gäller också under de olika faserna av inköpsprocessen: ansvarsfördelningen kan till exempel se ut på olika sätt under upphandlingsprocessen och avtalstiden, och om det är fråga om ett ramavtal eller inte. Mer konkret kan det till exempel handla om vem som ska utreda och fatta beslut om uteslutning om det framkommer varningssignaler under upphandlingen eller fatta beslut om fördjupad uppföljning om vissa typer av varningssignaler framkommer under avtalstiden. 

Åtgärder som motverkar utnyttjande av anställda

Metodstöd – riskbedömning av arbetslivskriminalitet

Fördjupning – Åtgärder mot arbetslivskriminalitet vid entreprenadupphandling under byggprocessen

Ansvarsfördelningen ska fungera väl i praktiken. Ledningen bör därför regelbundet utvärdera hur väl ansvarsfördelningen fungerar och efterlevs samt säkerställa att eventuella brister i fördelningen eller tillämpningen åtgärdas. Upphandlingsmyndigheten har särskilt uppmärksammat risk för att ansvarsfördelningen i fråga om avtalsuppföljning är bristfällig.  

Målen för motverkande av arbetslivskriminalitet och att ledningen står bakom dem bör tydligt framgå i något av organisationens styrande dokument och företrädesvis i ett dokument högt upp i dokumenthierarkin. Vilka styrande och stödjande dokument som behövs måste avgöras av den upphandlande organisationen, men exempelvis interna rutiner och processer bör också vara dokumenterade och väl kommunicerade.  

Exempel på styrande dokument kopplade till upphandlingsområdet är

• inköpspolicy/inköpsstrategi
• riktlinjer för upphandlingsförfaranden (särskilt direktupphandling)
• rutin för avtalsuppföljning
• rutin för rapportering och hantering av oegentligheter 
• riskhanteringsplan för inköpsverksamheten 

Upphandlingsmyndighetens stöd om direktupphandling 

Hur ska riktlinjer för direktupphandling utformas? (fråga i vår frågeportal)

Konkreta och tydliga aktiviteter som skapar bra förutsättningar för arbetet med att motverka arbetslivskriminalitet är angeläget. Vilka aktiviteter som är lämpliga är bland annat beroende av var någonstans i utvecklingsarbetet som organisationen befinner sig. 

Uppföljning av de aktiviteter som anges för arbetet med att motverka arbetslivskriminalitet i upphandlingar bör genomföras inom ramarna för organisationens ordinarie verksamhetsuppföljning. Detsamma gäller uppföljning av hur väl de styrande dokumenten efterlevs i praktiken. Resultatet från uppföljningen används inte bara för att besluta om åtgärder i det enskilda fallet utan också i organisationens förbättringsarbete. Baserat på erhållna insikter kan det handla om att uppdatera rutiner, arbetssätt och verktyg, osv. 

Om behov föreligger kan effektiviteten av organisationens insatser mot arbetslivskriminalitet utvärderas genom interna och/eller externa revisioner. Dessa revisioner hjälper till att identifiera brister och säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att förbättra processerna. 

Upphandlande organisationer behöver bedriva ett aktivt arbete med att identifiera, analysera och hantera risker kopplade till arbetslivskriminalitet i upphandling. Detta bör genomföras inom ramarna för den övergripande riskhanteringen av en organisations upphandlingsverksamhet, inklusive eventuell kategoristyrning om den upphandlande organisationen arbetar med det. Det behöver finnas tydliga instruktioner för hur och till vem i verksamheten som potentiella risker eller incidenter relaterade till arbetslivskriminalitet ska rapporteras. 

Om riskbedömning av arbetslivskriminalitet i upphandling

Metodstöd – riskbedömning av arbetslivskriminalitet

Kategoristyrning är en arbetsmetod för strategiskt inköpsarbete som innebär att inköpen delas in i kategorier, såsom livsmedel, transporter och IT. Kategoristyrning kan underlätta planering, samordning och uppföljning av inköpen och motverka målkonflikter. Ett av målen för en viss kategori kan till exempel vara att motverka arbetslivskriminalitet.   

Arbetsrättsliga villkor i upphandlingsreglerna

Metodstöd för riskbedömning – Är långa leveranskedjor och många leverantörer typiskt för branschen? under rubriken Fördjupad information om indikatorerna

Aktörer inom kriminella nätverk använder ibland möjliggörare i offentlig sektor för att underlätta brottslighet, undgå upptäckt, eller undgå sanktioner samt omsätta brottsvinster i legala sektorer. Det finns också en risk för att personer med koppling till organiserad brottslighet söker anställning vid specifika verksamheter i syfte att få tag på information eller utöva påverkan. Infiltration av inköps- eller beställarorganisationer skulle kunna leda till att personer som står arbetslivskriminella aktörer nära påverkar beslut som avser exempelvis val av eller uppföljning av leverantörer i offentlig upphandling. I vissa branscher finns det även en risk att motsvarande gäller i leverantörens inköpsorganisation, i syfte att kunna välja vilka underleverantörer som leverantören ska använda.  

Några av de åtgärder som upphandlande organisationer kan använda sig av för att minimera riskerna för infiltration och otillåten påverkan på inköpsverksamheten är:  

• Beaktande av riskerna i samband med rekrytering (inklusive utförande av bakgrundskontroller där så är lämpligt och möjligt). 
• Säkerställa tillförlitliga rutiner för granskning och attestering av fakturor samt för betalningar och liknande. 
• Utbildning kring riskerna för infiltration och otillåten påverkan av medarbetare i nyckelfunktioner, såsom inköpare, HR-specialister och avtalscontrollers.

• Säkerställa rutiner för hantering av skyddsvärd information.

• Tillämpning av säkerhetsskyddslagen om den upphandlande organisationen utövar säkerhetskänslig verksamhet.

• Upprätthållande av en ändamålsenligt utformad visselblåsarfunktion.

Upphandlingsmyndighetens webbstöd om att motverka korruption i offentlig upphandling

Upphandlingsmyndighetens rapport Utveckling av det strategiska inköpsarbetet med fokus på arbetslivskriminalitet i upphandling – Delredovisning av ett regeringsuppdrag, s. 19

Brottsförebyggande rådets rapport Möjliggörare för kriminella nätverk Om möjliggörare i kommunal, statlig och privat sektor (rapport 2024:2), särskilt avsnittet Förebyggande och motverkande åtgärder (s. 81–92)

Motståndskraft och handlingskraft – en nationell strategi mot organiserad brottslighet, s. 28–31

För att effektivt motverka arbetslivskriminalitet i upphandling krävs en levande intern dialog, inklusive aktiv och transparent kommunikation samt en bred involvering av huvudintressenter inom den upphandlande organisationen. Det handlar bland annat om att säkerställa att upphandlare/inköpare, avtalsförvaltare, jurister och andra kontrollfunktioner arbetar tillsammans för att identifiera risker, ställa relevanta krav och följa upp efterlevnaden av avtal. Genom att involvera relevanta aktörer tidigt i processen skapas en gemensam förståelse för behovet och förutsättningarna för att hantera utmaningar kopplade till arbetslivskriminalitet. 

Löpande utbildning av upphandlare/inköpare, beställare och andra relevanta funktioner är avgörande för att säkerställa att organisationen har den kompetens som krävs för att identifiera varningssignaler och kunna agera såväl proaktivt som när en risk faller ut. Arbetslivskriminalitet är ett komplext område där regelverk, metoder och aktörers tillvägagångssätt ständigt förändras. Genom regelbundna utbildningsinsatser kan upphandlare/inköpare, avtalshandläggare med fler stärka sin förmåga att utforma träffsäkra krav, genomföra effektiva kontroller och hantera avvikelser på ett konsekvent sätt. 

Arbetslivskriminalitet är ofta organiserad och kan vara svår att upptäcka utan ett brett kunskapsutbyte. För att effektivt bekämpa arbetslivskriminalitet i upphandling behöver upphandlande organisationer därför samarbeta med andra myndigheter och organisationer. Samverkan inom offentlig sektor underlättar tillgång till relevant data. Genom att dela information, delta i gemensamma insatser, hålla sig uppdaterad om olika myndigheters stöd, lagändringar och ta del av bästa praxis, osv. kan upphandlande organisationer förstärka sin egen förmåga att identifiera och motverka oseriösa och kriminella leverantörer.   

Det är även viktigt med omvärldsbevakning av olika branscher, inte minst för att kunna göra relevanta riskbedömningar. 

Så jobbar myndigheterna mot arbetslivskriminalitet (Arbetsmiljöverkets webbplats)

Avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet: Vart du vänder dig med misstankar om arbetslivskriminalitet

Organisationen bör genomföra interna och/eller externa revisioner och kontroller som specifikt fokuserar på arbetslivskriminalitet. En intern revision genomförs av den egna verksamheten med hjälp av egen personal. Alternativt anlitas en extern revisor. En extern revision kan till exempel vara i form av en certifieringsrevision eller en leverantörsrevision. Dessa revisioner hjälper till att identifiera brister och säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att förbättra processerna. Genomförandet i sig har också en preventiv effekt gentemot leverantörerna.  

Avtalsuppföljning som motverkar arbetslivskriminalitet