Förhandlat förfarande utan föregående annonsering
Ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering innebär att den upphandlande organisationen får vända sig direkt till en leverantör för en direktupphandling, om förutsättningarna för förfarandet är uppfyllda. Förfarandet får bara tillämpas vid vissa undantagssituationer och ska tillämpas restriktivt.
Innehåll på denna sida
Relaterade länkar
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
När kan förfarandet användas?
Nedan beskrivs de undantagssituationer där det är tillåtet att använda förfarandet.
Förfarandet får användas om den upphandlande myndigheten eller enheten (den upphandlande organisationen) har genomfört ett öppet eller selektivt förfarande enligt LOU eller ett förfarande med föregående annonsering enligt LUF, men inte fått in några lämpliga anbudsansökningar eller anbud. För att kunna tillämpa förfarandet, förutsätter det att organisationen inte gör några väsentliga ändringar av villkoren som har angetts i de ursprungliga upphandlingsdokumenten.
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering får även användas om det som ska upphandlas kan tillhandahållas endast av en viss leverantör på grund av någon av följande anledningar:
- Syftet med upphandlingen är att skapa eller förvärva ett unikt konstverk eller en unik konstnärlig prestation.
- Det finns av tekniska skäl inte någon konkurrens.
- Det som ska anskaffas skyddas av ensamrätt och kan därför endast tillhandahållas av en viss leverantör.
En upphandlande organisation får använda förfarandet i vissa fall av brådska där det inte är möjligt att annonsera upphandlingen på vanligt sätt.
En upphandlande myndighet får använda sig av förhandlat förfarande utan föregående annonsering om de anbud som lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande är ogiltiga eller oacceptabla.
Detta förutsätter att de anbudsgivare som tas med i förhandlingarna
- inte är föremål för några av de obligatoriska uteslutningsgrunderna
- uppfyller ställda kvalificeringskrav
- uppfyller de formella krav som myndigheten ställde i det föregående öppna eller selektiva förfarandet.
Exempel på ogiltiga eller oacceptabla anbud
I LOU-direktivet finns en uppräkning som inte är uttömmande med exempel på vad som gör ett anbud ogiltigt eller oacceptabelt.
Exempel på ogiltiga anbud:
- anbud som inte överensstämmer med upphandlingsdokumenten
- anbud som kommit in för sent
- anbud där det finns bevis för hemligt samförstånd eller korruption
- anbud som den upphandlande myndigheten funnit onormalt låga.
Exempel på oacceptabla anbud:
- anbud som lämnats in av anbudsgivare som inte uppfyller kvalifikationskraven
- anbud vars pris överstiger den budget som beslutats och dokumenterats av den upphandlande myndigheten innan upphandlingsförfarandet inleds.
En upphandlande enhet får använda förfarandet under vissa förutsättningar för upphandlingar som bara gäller anskaffning för forsknings-, experiment -, studie- eller utvecklingsändamål. Det förutsätter att kontraktet inte syftar till vinst och att det inte påverkar efterföljande konkurrensutsatt upphandling. Förfarandet för innovationspartnerskap, kan då vara en lämplig lösning om den upphandlande enheten har behov av både utveckling av en produkt och själva köpet av produkten.
Bestämmelsen motsvarar i huvudsak 6 kap. 17 § första stycket 1 LOU som beskrivs nedan under rubriken ”Upphandling av varor i vissa fall enligt LOU”. I LOU gäller undantaget endast upphandling av varor och den begränsningen finns inte i LUF.
Den upphandlande myndigheten får använda förfarandet vid upphandling av varor i vissa fall. Detta gäller bland annat om varorna framställs endast för forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål. Det förutsätter att kontraktet inte syftar till vinst och att det inte påverkar efterföljande konkurrensutsatt upphandling. Förfarandet för innovationspartnerskap, kan då vara en lämplig lösning om den upphandlande myndigheten har behov av både utveckling av en produkt och själva köpet av produkten.
Jämför bestämmelsen i 6 kap. 9 § LUF som beskrivs ovan under rubriken ”Forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål enligt LUF”.
Den upphandlande myndigheten får även använda förfarandet för vissa kompletterande leveranser från en tidigare leverantör. För att få tillämpa detta undantag, förutsätter det att leveransen ska syfta till att delvis ersätta tidigare leverans eller att utöka befintlig leverans. För att kunna komplettera leveranser från tidigare leverantör, förutsätter det även att ett byte av en leverantör skulle medföra att den upphandlande myndigheten tvingades anskaffa varor som skulle vara tekniskt oförenligt med de först anskaffade varorna eller leda till oproportionerliga tekniska svårigheter. Ett kontrakt om kompletterande leveranser får bara gälla längre än tre år om det finns särskilda skäl. Motsvarande undantag finns i LUF, se nedan under rubriken ”Upphandling av varor i vissa fall enligt LUF”. I LUF saknas en tidsbegränsning.
Det finns även möjlighet för myndigheten att använda förfarandet vid upphandling av varor som omsätts på en råvarumarknad eller när det är möjligt att anskaffa varor på särskilt förmånliga villkor i samband med att en leverantör upphör med sin verksamhet av olika anledningar, framförallt vid konkursutförsäljningar och liknande. Motsvarande undantag finns i LUF, se nedan under rubriken ”Upphandling av varor i vissa fall enligt LUF”.
Den upphandlande enheten får använda förfarandet vid upphandling av varor i vissa fall. Detta gäller bland annat vissa kompletterande leveranser från en tidigare leverantör. För att få tillämpa detta undantag, förutsätter det att leveransen ska syfta till att delvis ersätta tidigare leverans eller att utöka befintlig leverans. För att kunna komplettera leveranser från tidigare leverantör, förutsätter det även att ett byte av en leverantör skulle medföra att den upphandlande enheten tvingades anskaffa varor som skulle vara tekniskt oförenligt med de först anskaffade varorna eller leda till oproportionerliga tekniska svårigheter. Motsvarande undantag finns i LOU, se ovan under rubriken ”Upphandling av varor i vissa fall enligt LOU”.
Det finns även möjlighet för enheten att använda förfarandet vid upphandling av varor som omsätts på en råvarumarknad eller när det är möjligt att anskaffa varor på särskilt förmånliga villkor i samband med att en leverantör upphör med sin verksamhet av olika anledningar, framförallt vid konkursutförsäljningar och liknande. Motsvarande undantag finns i LOU, se ovan under rubriken ”Upphandling av varor i vissa fall enligt LOU”.
En upphandlande enhet kan också använda förfarandet när det är möjligt att anskaffa varor genom att utnyttja särskilt förmånliga erbjudanden som gäller under mycket kort tid, om priset ligger betydligt under det normala marknadspriset. Motsvarande undantag finns inte i LOU.
En upphandlande organisation får använda ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering i vissa fall då det gäller en ny tjänst eller byggentreprenad som är en upprepning av tidigare leverans.
Följande förutsättningar gäller för att få tillämpa undantaget:
- Det ska vara frågan om arbeten som ingår i ett projekt som tidigare upphandlats.
- Arbetet som avropas måste även tilldelas samma leverantör och stämma överens med det ursprungliga projektet.
- Omfattningen av möjliga tillkommande tjänster eller byggentreprenader måste ha angivits i projektets upphandlingsdokument för den ursprungliga upphandlingen.
- Värdet av det nya kontraktet ska ha ingått i uppskattningen av värdet av den ursprungliga upphandlingen.
- Det ska ha angetts i den ursprungliga upphandlingen att undantagsförfarandet kan komma att användas.
Ovannämnda förhållanden måste vara kända på förhand av de anbudsgivare som deltar i den ursprungliga upphandlingen. Förfarandet får enligt LOU användas under högst tre år från den tidpunkt då det ursprungliga kontraktet ingicks. För LUF finns ingen sådan tidsbegränsning.
En upphandlande organisation får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering för att tilldela ett kontrakt till vinnaren eller vinnarna av en projekttävling. Att ett kontrakt kommer tilldelas ska i så fall framgå av annonsen för projekttävlingen.
Så går det till
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering är ett förfarande i vilket den upphandlande organisationen kan förhandla med en eller flera leverantörer. Förfarandet kräver inte att den upphandlande organisationen uppsöker marknadens konkurrens genom annonsering.
Förhandling vid offentlig upphandling
En upphandling som genomförs enligt detta förfarande är inte underkastad reglerna om anbudstider och det finns inte heller någon skyldighet att iaktta avtalsspärr innan avtal ingås. De grundläggande upphandlingsprinciperna ska dock alltid beaktas.
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering kallas ibland även ”direktivstyrd direktupphandling” (eller bara ”direktupphandling”) eftersom det i praktiken är en direktupphandling över tröskelvärdena som genomförs.
Vad gäller avseende förhandlingen?
Vid förhandlat förfarande utan föregående annonsering saknas det uttryckliga bestämmelser i lagen som reglerar förhandlingen. Det finns inte heller några krav på att upphandlingen behöver annonseras eller konkurrensutsättas på något annat sätt när detta förfarande används. Förfarandet är dock endast tillåtet under vissa särskilt angivna omständigheter och i undantagsfall.
När det är tillåtet att använda förhandlat förfarandet utan föregående annonsering för ett visst inköp, har den upphandlande organisationen en mycket stor handlingsfrihet. Köpet kan i princip genomföras på det sätt som bedöms vara mest lämpligt i det enskilda fallet. Den enda begränsningen är att de grundläggande upphandlingsprinciperna måste upprätthållas även vid genomförandet av dessa upphandlingar.
Eftersom det inte finns några formella regler för hur en sådan upphandling ska gå till är den upphandlande organisationen därmed fri att bestämma över om tilldelningen av kontraktet ska föregås av några förhandlingar med en eller flera anbudsgivare och hur dessa förhandlingar i så fall ska gå till.
Den typiska situationen när en upphandlande organisation gör en sådan upphandling är att endast en leverantör kontaktas, som organisationen sedan träffar en överenskommelse med om leverans. Det är först om den upphandlande organisationen väljer att genomföra upphandlingen med någon form av konkurrensutsättning, riktad till två eller flera leverantörer, som de grundläggande principerna får större betydelse för hur organisationen ska agera. De leverantörer som kan vara aktuella för kontraktet måste då ges samma information och förutsättningar. Underlaget som tas fram måste vara tillräckligt tydligt och de former för tilldelning av kontrakt som den upphandlande organisationen meddelat ska också följas. Den upphandlande organisationen måste alltså agera på ett öppet sätt och behandla leverantörerna lika när den beslutar om vem som ska få ingå avtal.
Om den upphandlande organisationen planerar att förhandla med de leverantörer som kontaktats inför upphandlingen måste dessa alltså behandlas lika under förhandlingarna och organisationen bör också ge dem viss information om hur förhandlingarna ska gå till. Kravet på att iaktta de grundläggande principerna är dock som regel inte lika högt ställt som när det gäller upphandlingar som sker enligt de detaljreglerade förfarandena.
- 6 kap. 12–19 §§ Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU); 6 kap. 5–12 §§ Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – Förhandlat förfarande utan föregående annonsering
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) bakomliggande artikeln i direktivet 26.4 b andra stycket samt författningskommentaren i förarbeten, se även prop. 2015/15:195 s. 994 – Exempel på vad som gör ett anbud ogiltigt eller oacceptabelt
- 4 kap. 1 § LOU – de grundläggande upphandlingsprinciperna
- Högsta förvaltningsdomstolens dom 2018 ref. 60 - de grundläggande upphandlingsprincipernas betydelse vid direktupphandling
Frågor och svar om förfarandet
Här är ett urval av frågor vi har besvarat om förhandlat förfarande utan föregående annonsering. Du hittar fler frågor och svar i vår Frågeportal.