Upphandlande myndigheten använder krav som inte angetts i upphandlingsdokumenten
Publicerad 27 maj 2019
Hej,
Vi har lämnat anbud på en upphandling där vi svarat på samtliga SKA-krav, det finns inga krav på komplettering av mer detaljerad info av följande krav:
"Leveranstid för kopiering på papper i format A4 i en upplaga av maximalt 1000 ex ska vara en (1) arbetsdag men ska även kunna levereras direkt till beställaren inom fyra (4) timmar vid akut behov av kopiering." Det finns två leveransadresser, Uppsala och Visby. Vi har svara JA på SKA-kravet.
Upphandlaren har efter inlämningstidens utgång ifrågasatt hur vi ska klara av att leverera detta i Visby. Vi har via mail svarat med tre olika alt. 2. Att vi efter utvärdering av antal akuta leveranser dels kan sätta upp en filial med lämplig utrustning för akutuppdraget. 3. Vi kan komplettera med en underleverantör i efterhand. Första alt. är att under utvärdering leverera med Jetpak från Arlanda (vi har produktion nära Arlanda). Detta alt. godkänner inte upphandlaren pga av deras miljöpolicy (står dock inte att detta inte accepteras). Efter detta har nu upphandlaren ifrågasatt hur vi ska leverera resterande produkter i upphandlingen som är kontorstryck med leveranstid på tre dagar. Ingenstans i upphandlingen står det att man ska beskriva hur man tänkt att leverera, bara att man godkänner SKA-kraven att kunna leverera på 3 dagar. Nu är vi kallade till en muntlig genomgång av vårt anbud vilket det inte står något om i upphandlingen att det ska vara ett steg i utvärderingen.
Nu undrar jag om detta förfarande är OK?
Är det inte så att om anbudsgivaren går vidare i första steget för att samtliga SKA-krav är godkända, att det då är anbudsgivarens ansvar att leva upp till att klara kraven de godkänt?
Vi har lämnat anbud på en upphandling där vi svarat på samtliga SKA-krav, det finns inga krav på komplettering av mer detaljerad info av följande krav:
"Leveranstid för kopiering på papper i format A4 i en upplaga av maximalt 1000 ex ska vara en (1) arbetsdag men ska även kunna levereras direkt till beställaren inom fyra (4) timmar vid akut behov av kopiering." Det finns två leveransadresser, Uppsala och Visby. Vi har svara JA på SKA-kravet.
Upphandlaren har efter inlämningstidens utgång ifrågasatt hur vi ska klara av att leverera detta i Visby. Vi har via mail svarat med tre olika alt. 2. Att vi efter utvärdering av antal akuta leveranser dels kan sätta upp en filial med lämplig utrustning för akutuppdraget. 3. Vi kan komplettera med en underleverantör i efterhand. Första alt. är att under utvärdering leverera med Jetpak från Arlanda (vi har produktion nära Arlanda). Detta alt. godkänner inte upphandlaren pga av deras miljöpolicy (står dock inte att detta inte accepteras). Efter detta har nu upphandlaren ifrågasatt hur vi ska leverera resterande produkter i upphandlingen som är kontorstryck med leveranstid på tre dagar. Ingenstans i upphandlingen står det att man ska beskriva hur man tänkt att leverera, bara att man godkänner SKA-kraven att kunna leverera på 3 dagar. Nu är vi kallade till en muntlig genomgång av vårt anbud vilket det inte står något om i upphandlingen att det ska vara ett steg i utvärderingen.
Nu undrar jag om detta förfarande är OK?
Är det inte så att om anbudsgivaren går vidare i första steget för att samtliga SKA-krav är godkända, att det då är anbudsgivarens ansvar att leva upp till att klara kraven de godkänt?
Annika Berg
Publicerad 27 maj 2019
Hej Annika,
Det framgår av upphandlingsdokumenten vilka krav den upphandlande myndigheten ställer i en upphandling och leverantören ska uppfylla dessa krav för att ha möjlighet att bli tilldelad avtalet.
Genom hela upphandlingen ska den upphandlande myndigheten beakta de grundläggande upphandlingsprinciperna, till exempel transparensprincipen. Principen innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Upphandlingsdokumentet måste därför vara förutsebart i den mån att det är klart och tydligt formulerat samt innehåller alla krav som ställs i upphandlingen. EU-domstolen har uttalat att upphandlingsdokumentet ska vara utformat så att alla rimligt informerade och normalt omsorgsfulla leverantörer kan tolka informationen på samma sätt, se mål C-19/00 SIAC Construction, punkt 42. Om den upphandlande myndigheten tillämpar krav som inte finns med i upphandlingsdokumenten kan myndighetens agerande strida mot transparensprincipen.
Om ett krav inte finns med i upphandlingsdokumentet, utan tillkommer först senare kan det även vara frågan om en ändring av upphandlingsdokumenten. Du kan läsa mer om ändringar i upphandlingsdokumenten i inlägget Får avtalsförslag saknas i upphandlingsdokumenten? i vår Frågeportal.
En upphandlande myndighet har inte en skyldighet att kontrollera om uppgifter som lämnas under anbudstiden är riktiga när omständigheterna i det enskilda fallet inte ger anledning att ifrågasätta riktigheten. I regel sträcker sig inte den upphandlande myndighetens skyldigheter längre än att en jämförelse ska göras mellan uppgifterna i anbudet och de krav som angetts i upphandlingsdokumenten.
Om det finns objektiv misstanke om att ett anbud inte uppfyller obligatoriska krav kan det dock medföra att det finns skäl för den upphandlande myndigheten att kontrollera de uppgifter som anbudsgivaren har lämnat.
Om det inte finns en objektiv misstanke, utan snarare en misstanke grundad på godtycke, kan eventuellt myndighetens agerande strida mot likabehandlingsprincipen. För att avgöra om ett agerande är i strid med en eller flera av de grundläggande principerna behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall.
För att läsa mer om när ett obligatoriskt krav ska vara uppfyllt, se inlägget Kvalificeringskrav inte uppfyllt vid avtalstecknande i vår Frågeportal.
Med vänlig hälsning,
Det framgår av upphandlingsdokumenten vilka krav den upphandlande myndigheten ställer i en upphandling och leverantören ska uppfylla dessa krav för att ha möjlighet att bli tilldelad avtalet.
Genom hela upphandlingen ska den upphandlande myndigheten beakta de grundläggande upphandlingsprinciperna, till exempel transparensprincipen. Principen innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Upphandlingsdokumentet måste därför vara förutsebart i den mån att det är klart och tydligt formulerat samt innehåller alla krav som ställs i upphandlingen. EU-domstolen har uttalat att upphandlingsdokumentet ska vara utformat så att alla rimligt informerade och normalt omsorgsfulla leverantörer kan tolka informationen på samma sätt, se mål C-19/00 SIAC Construction, punkt 42. Om den upphandlande myndigheten tillämpar krav som inte finns med i upphandlingsdokumenten kan myndighetens agerande strida mot transparensprincipen.
Om ett krav inte finns med i upphandlingsdokumentet, utan tillkommer först senare kan det även vara frågan om en ändring av upphandlingsdokumenten. Du kan läsa mer om ändringar i upphandlingsdokumenten i inlägget Får avtalsförslag saknas i upphandlingsdokumenten? i vår Frågeportal.
En upphandlande myndighet har inte en skyldighet att kontrollera om uppgifter som lämnas under anbudstiden är riktiga när omständigheterna i det enskilda fallet inte ger anledning att ifrågasätta riktigheten. I regel sträcker sig inte den upphandlande myndighetens skyldigheter längre än att en jämförelse ska göras mellan uppgifterna i anbudet och de krav som angetts i upphandlingsdokumenten.
Om det finns objektiv misstanke om att ett anbud inte uppfyller obligatoriska krav kan det dock medföra att det finns skäl för den upphandlande myndigheten att kontrollera de uppgifter som anbudsgivaren har lämnat.
Om det inte finns en objektiv misstanke, utan snarare en misstanke grundad på godtycke, kan eventuellt myndighetens agerande strida mot likabehandlingsprincipen. För att avgöra om ett agerande är i strid med en eller flera av de grundläggande principerna behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall.
För att läsa mer om när ett obligatoriskt krav ska vara uppfyllt, se inlägget Kvalificeringskrav inte uppfyllt vid avtalstecknande i vår Frågeportal.
Med vänlig hälsning,
Rasmus
28 maj 2019
Fråga oss!
Våra öppettider gäller på helgfria dagar.